PERSONVERNERKLÆRING

Denne personvernerklæring gjelder for all behandling av persondata i Universitetets Symfoniorkester, spesifikt gjennom IT-systemene uso.no og mobilapplikasjonen USO Mobil.

VERSJONERING OG DATO

Denne personvernerklæring gjelder fra 01.01.2019 inntil den blir erstattet av en nyere versjon.

BEHANDLINGSANSVARLIG

Styreleder er på vegne av Universitetets symfoniorkester, Oslo, behandlingsansvarlig for selskapets behandling av personopplysninger.

PERSONOPPLYSNINGER SOM LAGRES

Vi lagrer følgende personopplysninger om registrerte personer (medlemmer og kunder):

For medlemmer lagres i tillegg følgende opplysninger:

Ovennevnte opplysninger lagres ikke med historikk, kun hva som er gjeldende for øyeblikket.

Følgende opplysninger lagres også om våre medlemmer og blir lagret med historikk:

For spesielle deltagere i prosjekter (f.eks. dirigent, solist) lagres følgende opplysninger:

Sistnevnte opplysninger tilgjengeliggjøres i søkbar form for allmennheten (“Konsertdatabasen”).

FORMÅL MED BEHANDLINGEN

Vi behandler opplysningene for å kunne gjennomføre våre forpliktelser etter avtale med deg som medlem, kunde eller leverandør.

Vi benytter også opplysningene for å kunne gi deg informasjon, tilbud og service i forbindelse med ditt medlemskap, herunder utsendelser av epost og faktura for kontingent.

Medlemmer har tilgang til andre medlemmers personopplysninger:

Medlemmer med administrative verv (styret og webmaster) har full tilgang til alle opplysninger for å kunne administrere disse.

GRUNNLAGET FOR BEHANDLINGEN

Informasjon om navn, adresse, telefon, e-postadresse benyttes for å oppfylle medlemskapsavtalen eller kundeavtalen. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel Art 6 (b).

Opplysninger om medlemsforhold, permisjoner og deltagelse i prosjekter benyttes for å oppfylle medlemskapsavtalen. Grunnlaget for denne behandlingen er personvernforordningens artikkel Art 6 (b).

INNHENTING AV PERSONOPPLYSNINGER

Alle opplysningene er innhentet ved direkte kontakt med medlemmer og kunder, ved telefon, epost, annen skriftlig eller muntlig korrespondanse.

Informasjonskapsler: Nettsiden uso.no benytter session-cookies/informasjonskapsler for å styre dialogen med nettleser og tjeneren. I tillegg kan medlemmer som velger “husk meg” lagre en token-cookie/informasjonskapsel for å koble innlogging med nettleser. Disse informasjonskapsler benyttes kun til det som er beskrevet her, og det benyttes ikke andre typer informasjonskapsler (cookies).

UTLEVERING AV OPPLYSNINGER TIL TREDJEPARTER

Navn, adresse, telefonnummer, epostadresse for medlemmer og kunder overføres til faktureringsprogrammet KontoPronto for utførelse av fakturering. For medlemmer overføres også informasjon om hvilke produkter det skal betales for, og om eventuell moderasjon og forsikringsavgift.

Vi vil ikke dele, selge, overføre eller på annen måte utlevere personopplysninger til andre, med mindre vi er rettslig forpliktet til det. Data lagres innenfor EU/EØS.

SLETTING AV PERSONOPPLYSNINGER

Ved avsluttet medlemskap (eller kundeforhold) blir personer registrert med status “Utmeldt” og opplysningene er ikke lenger generelt synlig for andre medlemmer og heller ikke i bruk til andre formål enn å være tilgjengelig ved eventuelt gjenopptak av medlemskap (kundeforhold). Blir opplysningene ikke reaktivert innen fem år blir de automatisk slettet.

Et medlem/kunde kan be om at opplysningene slettes tidligere enn ovennevnte periode.

RETTIGHETER FOR DEN REGISTRERTE

Vi behandler dine personopplysninger i henhold til personopplysningsloven og gjeldende forskrifter. Det gjøres oppmerksom på at du kan kreve innsyn i og flytting av egne personopplysninger, samt kreve retting eller sletting av opplysninger. Det kan klages til Datatilsynet på behandling i strid med reglene.

INFORMASJONSSIKKERHET

Personopplysninger er sikret med tilgangskontroll til server, kryptert overførsel og rollebasert tilgangskontroll for medlemmene. Nettverkssegregering sikrer barriere fra applikasjon (prosessering) til database (fysisk lagring).

Overføring til nettleser og mobilapplikasjon skjer alltid over krypterte nettverk.

KONTAKTINFORMASJON

Henvendelser om hvilke opplysninger som er registrert, retting, sletting kan sendes skriftlig til følgende adresse:

Epost: uso.post@gmail.com